【WORD】大量のあて名書きは「差し込み印刷」で解決！＜パソコン中級者向け講座＞

Word

2023.04.172023.10.06

ワードをあまり使ったことがない方、独学でパソコンの勉強したけど、基礎から学びたい方向けの中級編の内容です。

Microsoft　Wordの「差し込み印刷」という機能はご存知でしょうか？

同じ定型文の文書を多くの人に送る場合に、Word文書に、「名簿録」など別のデータを差し込む方法です。

今回は、Excelで作った既存の名簿録を、Word文書に差し込む方法を解説します。

Wordを普段使っていても、知らない方が多い機能。パソコンの入力操作や手書き作業に使う時間を大幅時短できます！

実際にマイクロソフトワードの画面を見ながら、表示されているボタンの名称や使い方を確認したい方は、動画版をご覧ください。

動画版はこちら

差し込み印刷の手順

差し込み先になる文書データと、名簿録など差し込みもとになるデータ、２つのデータを使用します！

今回は、Wordで作成した文書に、Excelで作成した名簿録の一部を差し込む方法をご紹介します。

Wordで差し込み先になる文書を作成
差し込み文書タブをクリック
差込印刷の開始と宛先の選択
①差し込み印刷の開始グループ ⇒　レターをクリック
②宛先の選択 ⇒ 既存のリストを使用 ⇒ 該当ファイルを選択 ⇒ 開く ⇒ OK
差し込みフィールドの挿入
①Word文書中で、郵便番号・住所・名前・電話番号などを差し込みしたい場所　　　　　の前でクリック
②文書入力とフィールドの挿入グループ ⇒ 差し込みフィールドの挿入
③郵便番号・住所・名前・電話番号など差し込みたい項目を選択
④ ①②を繰り返す
差込文書結果のプレビュー
①結果のプレビューグループ ⇒ 結果のプレビュー
②次のレコード、最後のレコード、前のレコード、先頭のレコードの矢印をクリックして確認
差込文書の完了と印刷
完了グループ ⇒ 完了と差込みの下向き▽ ⇒ 印刷

差し込み文書タブ ⇒ 差し込み印刷の開始グループ ⇒ 宛先の編集 ⇒ アドレス帳の絞り込み

差し込み印刷の開始グループ ⇒ データソースで該当ファイルを選択 ⇒ 編集

上記では、Word差し込み印刷の操作手順をまとめました。

Wordの差し込み印刷は、「差し込み印刷」という一つのタブで、左から順に操作していくだけでシンプルな操作なので、パソコン初心者の方も、すぐに使える簡単な内容です！

マイクロソフト　ワードの知識をしっかり習得して、お仕事を時短したい方は、是非、動画版をご覧ください(^^)